Um processo pode ser essencialmente definido como um conjunto de atividades interligadas que transformam entradas em saídas. Os principais pontos relacionados à gestão de processos envolvem a busca pela eficácia e eficiência. Em outras palavras, é preciso verificar se os objetivos para os quais esses processos foram projetados estão sendo alcançados e se os recursos utilizados estão sendo otimizados. Tudo o que ocorre na organização, como a satisfação do cliente, o cumprimento de prazos em projetos e a eficácia no processo de cobrança/recebimento, está diretamente relacionado aos processos organizacionais.
A gestão de processos, influenciada pela norma ISO 9001, está fortemente ligada à satisfação do cliente, mas seu escopo vai além disso. Na realidade, abrange todas as atividades da organização. Ao redesenhar e implementar processos, o objetivo é documentar todas as atividades, suas entradas, saídas, registros e descrições, visando estabelecer uma base sólida que permita uma melhor relação entre eficácia e eficiência. Isso é fundamental para uma abordagem eficaz da gestão de processos.
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A ideia sobre a estruturação e redefinição de processos fica evidente para quem já viajou de avião, pois as empresas aéreas são um exemplo notável de padronização. Em qualquer lugar do mundo, independentemente do aeroporto que você visitar, há um padrão notável na forma como as companhias aéreas operam. Isso não acontece por acaso; é uma estratégia para garantir eficiência e eficácia operacional, otimizando os recursos da empresa e mantendo os clientes satisfeitos. Se você for ao aeroporto em Brasília, verá uma abordagem semelhante à que encontraria em um aeroporto na China, Dubai ou qualquer outro país.
A estruturação e redefinição de processos têm como objetivo otimizar as atividades operacionais da empresa e assegurar um alto grau de satisfação dos clientes. Isso envolve a análise crítica de todas as atividades, desmembrando-as em microprocessos, avaliando como estão organizadas, interconectadas e sequenciadas. O objetivo é eliminar atividades desnecessárias, destacar as mais importantes e estruturar tudo de maneira eficiente. Isso permite à empresa garantir uma uniformidade de resultados e atender eficazmente aos clientes, sócios e a todos os setores da organização.
Sintomas da ausência de estruturação de processos incluem discrepâncias significativas nos resultados internos de empresas do mesmo setor. Muitas vezes, setores aparentemente idênticos entregam resultados substancialmente diferentes, devido à falta de padronização e uniformização das atividades. A ausência de uma estrutura que permita a avaliação e o acompanhamento próximos por parte dos gestores, supervisores ou coordenadores do setor é evidente. Além disso, a insatisfação é comum tanto dentro da hierarquia da empresa quanto entre os clientes.
Os clientes esperam consistência e qualidade em seus produtos e serviços, como o McDonald's, que oferece a mesma experiência em qualquer lugar do mundo. Da mesma forma, a experiência de um voo aéreo com uma companhia tende a ser uniforme em qualquer lugar. A padronização de processos é fundamental para garantir níveis elevados de eficiência, qualidade e satisfação do cliente.
Convidamos você a refletir mais uma vez sobre como os processos de sua empresa estão se desenrolando. Os resultados obtidos estão se mantendo consistentes, ou as equipes estão entregando resultados muito diferentes? Como anda a satisfação de seus clientes e de seus gestores internos? Você percebe uma uniformidade na maioria dos resultados ou uma predominância de aleatoriedade na sua empresa? Seus colaboradores compreendem completamente como executar suas atividades? Quanto ao software de gestão que você utiliza, ele é compatível com a estrutura da sua empresa? Ele otimiza seus processos e se ajusta ao seu modelo operacional? Já foram realizadas avaliações e otimizações nos processos operacionais?
Todas essas questões giram em torno da ideia da estruturação dos processos.
Redefinição e Implantação de Processos
Um processo pode ser essencialmente definido como um conjunto de atividades interligadas que transformam entradas em saídas. Os principais pontos relacionados à gestão de processos envolvem a busca pela eficácia e eficiência. Em outras palavras, é preciso verificar se os objetivos para os quais esses processos foram projetados estão sendo alcançados e se os recursos utilizados estão sendo otimizados. Tudo o que ocorre na organização, como a satisfação do cliente, o cumprimento de prazos em projetos e a eficácia no processo de cobrança/recebimento, está diretamente relacionado aos processos organizacionais.
A gestão de processos, influenciada pela norma ISO 9001, está fortemente ligada à satisfação do cliente, mas seu escopo vai além disso. Na realidade, abrange todas as atividades da organização. Ao redesenhar e implementar processos, o objetivo é documentar todas as atividades, suas entradas, saídas, registros e descrições, visando estabelecer uma base sólida que permita uma melhor relação entre eficácia e eficiência. Isso é fundamental para uma abordagem eficaz da gestão de processos.
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Redefinição e Implantação de Processos
A ideia sobre a estruturação e redefinição de processos fica evidente para quem já viajou de avião, pois as empresas aéreas são um exemplo notável de padronização. Em qualquer lugar do mundo, independentemente do aeroporto que você visitar, há um padrão notável na forma como as companhias aéreas operam. Isso não acontece por acaso; é uma estratégia para garantir eficiência e eficácia operacional, otimizando os recursos da empresa e mantendo os clientes satisfeitos. Se você for ao aeroporto em Brasília, verá uma abordagem semelhante à que encontraria em um aeroporto na China, Dubai ou qualquer outro país.
A estruturação e redefinição de processos têm como objetivo otimizar as atividades operacionais da empresa e assegurar um alto grau de satisfação dos clientes. Isso envolve a análise crítica de todas as atividades, desmembrando-as em microprocessos, avaliando como estão organizadas, interconectadas e sequenciadas. O objetivo é eliminar atividades desnecessárias, destacar as mais importantes e estruturar tudo de maneira eficiente. Isso permite à empresa garantir uma uniformidade de resultados e atender eficazmente aos clientes, sócios e a todos os setores da organização.
Sintomas da ausência de estruturação de processos incluem discrepâncias significativas nos resultados internos de empresas do mesmo setor. Muitas vezes, setores aparentemente idênticos entregam resultados substancialmente diferentes, devido à falta de padronização e uniformização das atividades. A ausência de uma estrutura que permita a avaliação e o acompanhamento próximos por parte dos gestores, supervisores ou coordenadores do setor é evidente. Além disso, a insatisfação é comum tanto dentro da hierarquia da empresa quanto entre os clientes.
Os clientes esperam consistência e qualidade em seus produtos e serviços, como o McDonald's, que oferece a mesma experiência em qualquer lugar do mundo. Da mesma forma, a experiência de um voo aéreo com uma companhia tende a ser uniforme em qualquer lugar. A padronização de processos é fundamental para garantir níveis elevados de eficiência, qualidade e satisfação do cliente.
Convidamos você a refletir mais uma vez sobre como os processos de sua empresa estão se desenrolando. Os resultados obtidos estão se mantendo consistentes, ou as equipes estão entregando resultados muito diferentes? Como anda a satisfação de seus clientes e de seus gestores internos? Você percebe uma uniformidade na maioria dos resultados ou uma predominância de aleatoriedade na sua empresa? Seus colaboradores compreendem completamente como executar suas atividades? Quanto ao software de gestão que você utiliza, ele é compatível com a estrutura da sua empresa? Ele otimiza seus processos e se ajusta ao seu modelo operacional? Já foram realizadas avaliações e otimizações nos processos operacionais?
Todas essas questões giram em torno da ideia da estruturação dos processos.
A curto prazo, uma Redefinição e Implantação de Processos eficaz pode resultar em:
✓ Maior eficiência operacional;
✓ Satisfação aprimorada dos clientes;
✓ Padronização e consistência em todas as operações;
✓Redução de discrepâncias nos resultados internos;
